Door nieuwe medewerkers op goede wijze te laten landen in de organisatie, zijn ze sneller productief, voelen ze zich meer betrokken en vertrekken ze minder snel. Het is dus belangrijk om na te denken over onboarding.
Onboarding of de socialisatie van nieuwe medewerkers gaat verder dan een eenvoudige introductie tot de werkplek. Onboarding verwijst naar het mechanisme waardoor nieuwe medewerkers de nodige kennis, vaardigheden en gedrag verwerven om insiders te worden binnen de organisatie.
Praktische zaken
Het is een traject dat moet zijn verankerd in alle onderdelen van de organisatie. In dit traject is aandacht voor de praktische zaken waardoor een werknemer zijn werk kan doen: toegangspas, een computer met account voor de benodigde systemen, een telefoon en visitekaartjes.
Talentmanagement
Maar onboarding gaat vooral ook over de bedrijfscultuur, de visie en missie van de organisatie, samenwerking met de collega’s en talentmanagement. Goed toegepast zorgt het voor de complete integratie van nieuwe medewerkers in de organisatie.
Het doel is niet alleen om ervoor te zorgen dat de werknemer zich zo snel mogelijk thuis voelt in de organisatie en daardoor sneller productief is, maar ook om ervoor te zorgen dat werknemers minder snel vertrekken. Ook kan het principe van onboarding worden toegepast voor werknemers die binnen de organisatie van functie of werkplek veranderen.
De vier C’s van onboarding
Het principe van onboarding is onder te verdelen in vier C’s, met soms nog een vijfde eraan toegevoegd.
De vier C’s zijn:
- Compliance – Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden? Dit zijn de wettelijke regels, maar ook het bedrijfsreglement op het gebied van ziekmeldingen, omgangsvormen en anti-pestbeleid, veiligheidsregels en vertrouwelijkheid.
- Clarification – Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten?
- Culture – Nieuwe werknemers moeten vanaf de eerste dag worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Iedereen moet bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.
- Connection – Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.
- De vijfde C die sommige HR-professionals aan dit rijtje toevoegen is de C van Check back, het vragen om een reactie op de introductie en de daaropvolgende inwerkingsperiode. Managers moeten er volgens dit principe een punt van maken om na dertig dagen, na zestig dagen en na drie maanden te vragen hoe het gaat met de nieuwe werknemer
Het toepassen van onboarding kan worden ingepast in de behoeftepiramide van Maslow. Het eerste niveau, het voldoen aan de fysieke behoefte, bestaat in dit geval uit de fysieke en technologische middelen die de werknemer nodig heeft om zijn werk te kunnen doen.
Het tweede niveau, veiligheid en zekerheid, betekent dat werknemers zich op hun gemak voelen op hun werkplek.
Het derde niveau, sociaal contact, bereik je door de hele organisatie te betrekken bij de introductie van de nieuwe werknemer.
Het vierde niveau is erkenning en waardering. Erkenning van medewerkers leidt tot betere prestaties. Een van de interventies waarmee werkgevers het gevoel van erkenning onder medewerkers kunnen verbeteren, is door aandacht te besteden aan de socialisatie van nieuwe medewerkers, zo concludeerde arbeids- en organisatiepsycholoog Hanneke Grutterink in haar proefschrift.
De vijfde laag van de piramide is zelfrealisatie. Dit niveau betekent dat werknemers de vrijheid en het zelfvertrouwen hebben om initiatief te nemen en zich creatief te tonen in hun functie.
Niveaus van onboarding
In haar rapport Onboarding New Employees: Maximizing Succes gaat Talya N. Bauer – managementprofessor aan de Portland State University in Oregon – in op drie verschillende niveaus van onboarding.
- Passieve onboarding – De nieuwe werknemer krijgt instructies over (wettelijke) voorschriften en regels waaraan de werknemer zich moet houden. Er kan enige aandacht worden geschonken aan clarification: de invulling van de rol van de werknemer.
Er is geen aandacht voor cultuur of connectie met de verschillende (sub)groepen binnen de organisatie. - High potential onboarding – Er is ruim aandacht voor de (wettelijke) regels en de rol van de werknemer is duidelijk gemaakt. Cultuur en connecties komen enigszins aan bod. Het volledige proces van onboarding is echter nog niet op systematische wijze verankerd in de hele organisatie.
- Proactieve onboarding – Het bedrijf voert consequent strategisch HR-beleid voor onboarding. In dit beleid zijn de eerste vier C’s allemaal geïntegreerd.
Pre-boarding
Bea Aarnoutse – managing partner van PROOF – beschrijft in haar boek Alignment 2.0 nog een vierde niveau van onboarding, namelijk pre-boarding. “De pre-boardingfase loopt vanaf het moment dat een kandidaat zich oriënteert op een (nieuwe) baan of werkgever tot het moment dat hij of zij het contract tekent. In deze fase hebben de potentiële medewerker en de organisatie een aantal contactmomenten, waaronder de eerste advertentie, sollicitatiebrief en terugkoppeling, en de sollicitatiegesprekken.
“In deze fase vormt de kandidaat een beeld van de organisatie. Hij laat zich informeren en het eerste contact vindt plaats. Vooral dat contact is belangrijk. Hoe snel reageert de organisatie? En hoe reageert ze? Wat is de tone of voice? Binnen welke termijn mag je op gesprek komen? Hoe verloopt het sollicitatiegesprek? Allemaal bepalende factoren die meespelen in de uiteindelijke keuze voor de organisatie. Hier begint alignment.”
Verwachtingen werknemers
BambooHR heeft onderzoek gedaan naar wat nieuwe werknemers willen in hun eerste werkweek:
- 76 procent wil training op de werkvloer
- 73 procent wil worden geïnformeerd over de bedrijfsregels en het beleid
- 59 procent wil een rondleiding door een bedrijf en toegang tot de benodigde systemen
- 56 procent wil een buddy of een mentor
Rol van HR
Nieuwe medewerkers willen in grote meerderheid (72%) niet dat HR de leiding neemt bij hun onboarding.
- 33,23 procent wil dat zijn manager het voortouw neemt
- 26,57 procent wil dat iemand van de eigen afdeling het doet
- 21,99 procent wil dat zijn nieuwe collega’s verantwoordelijk zijn voor onboarding
- 22,99 procent kiest voor onboarding door een trainer
- 19,30 procent verkiest onboarding door een speciaal daarvoor toegewezen mentor